Filformatkonvertering

Med PixEdit filbehandling får du

Konvertering av mer enn 100 forskjellige filformat (inkludert TIFF, JPEG, PNG, GIF, CALS, Edmics mm.)
Automatisk gjenkjenning av filer
Gjør tekst søkbar ved hjelp av OCR
Lagring til PDF og PDF/A som er en ISO-standard for langsiktig dokumentbevaring

Formatkonvertering

Tidligere innskannede dokumenter er ofte lagret i et annet format enn det du ønsker i din nåværende database. Eldre dokumentdatabaser inneholder ofte formater som TIFF, CALS, Edmics eller JPEG, mens nyere databaser som oftest benytter PDF. Med PixEdit programvare kan du konvertere disse filene til ditt standard filformat uten at du må skanne på nytt.

Digitalfødte dokumenter, som for eksempel Office dokumenter, kan også konverteres til et standard filformat. Dette vil gjøre ditt dokumentarkiv uavhengig av plattform og applikasjon. Alle brukerne kan se dokumentene på sine enheter med standard programvare.

Fordeler med å bruke et standard filformat

Enklere for hele organisasjonen å bruke dokumentene
Dokumentene kan vises, kommenteres og gjenbrukes uavhengig av hvilket Office program som er benyttet
Dokumentene blir lesbare på en hvilken som helst enhet i fremtiden

Filformater

PixEdit programvare kjenner igjen og kan konvertere mer enn 100 ulike filformat. De vanligste filformatene er:

Portable Document Format - PDF

Det filformatet som er mest brukt for å lagre elektroniske dokumenter i dag.

Dette formatet ble utviklet av Adobe og er nå blitt en åpen standard: ISO 32000-1:2008.

PDF Archive - PDF/A

Når PDF benyttes til digital arkivering, er det viktig PDF filene tar vare på all informasjonen som er nødvendig for å kunne gjengi dokumentet nøyaktig slik det ble laget. For dette formålet er det utviklet en spesiell standard som kalles PDF/A. Dette er en spesialisert versjon av den generelle PDF-standarden, der det er lagt restriksjoner på mange typer PDF-elementer. For eksempel er det ikke lov i PDF/A å lagre kun referanser eller lenker til skrifttypene som er brukt i dokumentet. Skrifttypene må faktisk legges inn i pdf-filen, for å sikre at dokumentet alltid blir seende likt ut når det sees på eller skrives ut fra forskjellige datamaskiner.

PDF/A verifisert

Når du benytter PixEdit® programvare for å skanne, konvertere og arkivere dine elektroniske dokumenter, kan du være helt sikker på at de lagres i henhold til den gjeldende PDF/A ISO-standarden og det norske riksarkivets regler.

TIFF Før PDF var TIFF (Tagged Image File Format) det vanligste formatet som ble brukt til skannede dokumenter. Dette formatet ble opprinnelig laget av Aldus, og det ble brukt mest i publiseringsbransjen som krevde en høy kvalitet på skannet materiale. Formatet er nå eid av Adobe.

JPEG JPEG er et format som brukes mye av fotografer, men også av skanner produsenter. Med JPEG kan man kun lagre en side per fil, så dette formatet er ikke veldig godt egnet til digital dokumentarkivering.

Techsoft Document Format -TDF

Techsoft Document Format er et filformat for skannede dokumenter som er utviklet av PixEdit (tidligere Techsoft). Tilsvarende som med TIFF, kan det lagres flere sider i samme fil. I tillegg kan TDF også lagre mange lag på en side, hvor hvert lag har ulike fargekoder.

Lagring av flere sider og lag er spesielt nyttig når det skal skannes inn og arkiveres for eksempel arkitekttegninger, tekniske tegninger, kart o.l. som består av flere tegninger på transparent papir.

Zip arkiv og epost vedlegg Programvaren pakker automatisk ut Zip arkiv og konverterer alle dokumentene i det. De konverterte PDF'ene er "lenket", slik at alle dokumentene bevares i en enkelt PDF fil. Det samme gjelder for e-poster med vedlegg: Alle vedleggene konverteres og samles med selve e-posten i en enkelt PDF fil.

PDF/A

PDF/A er et filformat som er spesialisert for langsiktig bevaring av elektroniske dokumenter. Formatet sikrer at alle nødvendige opplysninger er inkludert for å gjengi dokumentet nøyaktig som orginalen i fremtiden, på alle systemer. PDF/A er nå en ISO-standard som anbefales av offentlige arkivmyndigheter og arkiveringsselskaper verden over.

Sammenlignet med standard PDF, er PDF/A mye mer restriktivt. Dette for å sikre at dokumentet er fullstendig bevart i filen.

Fordeler med PDF/A

Alle brukte fonter er inkludert i filen: teksten vill alltid fremkomme som originalt.
Platform uavhengig: Dokumentene ser like ut uansett enhet
Tekstsøk: Skannede dokumenter kan gjøres søkbare (OCR)
Farger er klart definert og bevart
Metadata (informasjon om dokumentet) i et obligatorisk standard format