Konvertering av filformat

Med PixEdit filhantering får du

Konvertering av mer än 100 olika filformat (inklusive TIFF, JPEG, PNG, GIF, CALS, Edmics m.fl.)
Automatisk igenkänning av filer
Gör text sökbar med hjälp av OCR
Spara till PDF och PDF/A, som är en ISO-standard för långsiktigt bevarande av dokument

Konvertering av format

Tidigare skannade dokument lagras ofta i ett annat format än det du vill ha i din nuvarande databas. Äldre dokumentdatabaser innehåller ofta format som TIFF, CALS, Edmics eller JPEG, medan nyare databaser oftast använder PDF. Med programvaran PixEdit kan du konvertera dessa filer till ditt standardfilformat utan att behöva skanna om.

Digitalt födda dokument, t.ex. Office-dokument, kan också konverteras till ett standardfilformat. På så sätt blir ditt dokumentarkiv oberoende av plattform och applikation. Alla användare kan visa dokumenten på sina enheter med standardprogramvara.

Fördelar med att använda ett standardiserat filformat

Lättare för hela organisationen att använda dokumenten
Dokumenten kan visas, kommenteras och återanvändas oavsett vilket Office-program som används
Dokumenten kommer att vara läsbara på alla enheter i framtiden

Filformat

Programvaran PixEdit känner igen och kan konvertera mer än 100 olika filformat. De vanligaste filformaten är

Portabelt dokumentformat - PDF

Det filformat som är vanligast för att lagra elektroniska dokument idag.

Formatet utvecklades av Adobe och har nu blivit en öppen standard: ISO 32000-1:2008.

PDF-arkiv - PDF/A

När PDF används för digital arkivering är det viktigt att PDF-filerna innehåller all information som behövs för att återskapa dokumentet exakt så som det skapades. För detta ändamål har en särskild standard, PDF/A, tagits fram. Detta är en specialiserad version av den allmänna PDF-standarden, som innebär begränsningar för många typer av PDF-element. PDF/A tillåter t.ex. inte att man bara lagrar referenser eller länkar till de teckensnitt som används i dokumentet. Teckensnitten måste faktiskt vara inbäddade i PDF-filen för att säkerställa att dokumentet alltid ser likadant ut när det visas eller skrivs ut från olika datorer.

PDF/A-verifierad

När du använder PixEdit®-programvaran för att skanna, konvertera och arkivera dina elektroniska dokument, kan du vara säker på att de lagras i enlighet med den aktuella PDF/A ISO-standarden.

TIFF Före PDF var TIFF (Tagged Image File Format) det vanligaste formatet för skannade dokument. Formatet skapades ursprungligen av Aldus och användes främst inom förlagsbranschen där det krävdes hög kvalitet på skannat material. Formatet ägs numera av Adobe.

JPEG JPEG är ett format som används flitigt av fotografer, men även av skannertillverkare. Med JPEG kan du bara spara en sida per fil, så det här formatet är inte särskilt lämpligt för arkivering av digitala dokument.

Techsoft dokumentformat -TDF

Techsoft Document Format är ett filformat för skannade dokument som utvecklats av PixEdit (tidigare Techsoft). På samma sätt som TIFF kan flera sidor lagras i samma fil. Dessutom kan TDF lagra många lager på en sida, där varje lager har olika färgkoder.

Att spara flera sidor och lager är särskilt användbart vid skanning och arkivering av t.ex. arkitektritningar, tekniska ritningar, kartor etc. som består av flera ritningar på transparent papper.

Zip-arkiv och e-postbilagor Programvaran extraherar automatiskt zip-arkivet och konverterar alla dokument i det. De konverterade PDF-filerna är "länkade" så att alla dokument bevaras i en enda PDF-fil. Detsamma gäller för e-postmeddelanden med bilagor: Alla bilagor konverteras och samlas med själva e-postmeddelandet i en enda PDF-fil.

PDF/A

PDF/A är ett filformat som är specialiserat för långsiktigt bevarande av elektroniska dokument. Formatet säkerställer att all nödvändig information finns med för att kunna reproducera dokumentet exakt som originalet i framtiden, på alla system. PDF/A är nu en ISO-standard som rekommenderas av arkivmyndigheter och arkivföretag över hela världen.

Jämfört med standard PDF är PDF/A mycket mer restriktivt. Detta för att säkerställa att dokumentet bevaras fullt ut i filen.

Fördelar med PDF/A

Alla använda teckensnitt ingår i filen: texten kommer alltid att se ut som i original.
Plattformsoberoende: Dokument ser likadana ut oavsett enhet
Sökning i text: Skannade dokument kan göras sökbara (OCR).
Färger är tydligt definierade och bevarade
Metadata (information om dokumentet) i ett obligatoriskt standardformat