Skip to content
PixEdit web header (7)

Dokumentskanning

Bunkeskanning

Med bunkeskanning skannes et stort antall dokumenter uavbrutt. Kraftige dokumentskannere kan mates med flere hundre dokumenter og PixEdit applikasjonene sørger for behandling i henhold til konfigurert oppsett.

Et godt designet automatisk system for bunkeskanning vil spare virksomheten for ressurser og redusere feilmarginer.

Separering og indeksering

Ved å skanne mange dokumenter i en bunke, får man vanligvis en enkelt stor fil tilbake fra skanneren. Du trenger derfor en måte for å automatisk identifisere hvert enkelt dokument og dele bunken i separate filer.

Strekkoder og QR koder

Påføring av en strekkode på hvert dokument i bunken er en meget effektiv metode for både separasjon og identifikasjon.

Filnavn I sin enkleste form, inneholder strekkoden bare et filnavn som skal brukes når du lagrer dokumentet. Dokumenthåndteringssystemet kan da enkelt plukke opp de unikt navngitte dokumentene etter at bunkeskanning og behandling er utført.

Strekkoder kan også inneholde mer informasjon enn bare et navn. Det kan for eksempel også inneholde mappenavn, som er nyttig hvis du ønsker å automatisk lagre dokumentene i forskjellige kategorier.
Metadata For mer avansert dokumentflyt, hvor omfattende metadatakoder er nødvendig for hvert dokument, benyttes matrisestrekkoder. Disse kan inneholde mye mer informasjon, de tar opp mindre plass og de er sikrere en tradisjonelle lineære strekkoder.
Strekkodestøtte i PixEdit
  • Lineærstrekkoder (1D): Kode 39, Kode 128
  • Matrisestrekkoder (2D): QR-koder
  • Strekkoder på separate ark eller små klistremerker
  • Separasjonsark med strekkoder kan skrives ut fra PixEdit programvare
  • Individuelle strekkoder med metadata for hvert dokument
  • Autonummerering av dokumenter ved hjelp av samme strekkode

Andre metoder for separering

Enkle separasjonsark

Hvis du bare trenger en enkel og rask måte å skille dokumentene i en bunke, kan du bruke det generelle separasjonsarket som leveres med PixEdit. For å være i stand til å identifisere hvert dokument etter skanning, angir du et felles filnavn for alle dokumentene og fortløpende nummer vil automatisk bli lagt til filnavnet under den automatiske separasjonsprosessen.

Merkepenn, gul markør En annen rask måte å separere og navngi dokumenter i en bunke på, er å bruke en gul tusj for å markere noe tekst på den første siden av hvert dokument. Den markerte teksten vil bli brukt som filnavn og kan brukes til å indeksere filen i databasen (Kun i PixEdit Desktop)
Sideintervaller

Dersom dokumentene i en bunke alltid har det samme antall sider, kan du sette et fast sideintervall for å skille dem. Et standard filnavn og autonummerering er brukt for å identifisere hvert dokument.

Forbedring og optimalisering

Gjennom avanserte rense- og bildeforbedringsoperasjoner forbedres dokumentene og filstørrelsen komprimeres optimalt. Kvaliteten bevares samtidig som størrelsen reduseres og krever mindre lagringsplass.

PixEdit optimalisering

Datauttrekk

Hent ut data fra eksisterende filer eller underveis i forbindelse med dokumentskanning. Datauttrekkene kan så benyttes for registrering i arkivsystem, fagapplikasjon eller lignende. 

PixEdit newweb illustrations (16)

OCR

Avansert OCR teknologi (Optical Character Recognition) gjør et bilde av tekst i skannede dokumenter om til digital tekst. Dette gir søkbarhet og mulighet for å gjenbruke tekst.

PixEdit newweb illustrations (13)

Skanne til PDF og PDF/A

Med PixEdit dokumentskanning kan de skannede dokumentene lagres til gjeldende krav til ulike PDF versjoner.

PDF/A er et filformat som er spesialisert for langsiktig bevaring av elektroniske dokumenter. Formatet sikrer at alle nødvendige opplysninger er inkludert for å gjengi dokumentet nøyaktig som orginalen i fremtiden, på alle systemer. PDF/A er nå en ISO-standard som anbefales av offentlige arkivmyndigheter og arkiveringsselskaper verden over. Sammenlignet med standard PDF, er PDF/A mye mer restriktivt. Dette for å sikre at dokumentet er fullstendig bevart i filen.

Fordeler med PDF/A

  • Alle brukte fonter er inkludert i filen: teksten vill alltid fremkomme som originalt.
  • Platform uavhengig: Dokumentene ser like ut uansett enhet
  • Tekstsøk: Skannede dokumenter kan gjøres søkbare (OCR)
  • Farger er klart definert og bevart
  • Metadata (informasjon om dokumentet) i et obligatorisk standard format

Automatisering

Ved å kjøre behandling av skannede dokumenter som en servertjeneste, effektiviseres og automatiseres skanningen.

Skannerstyring, separering og indeksering, optimalisering og OCR kan kjøres samtidig og kontinuerlig.

PixEdit newweb illustrations (12)

Systemintegrasjon

PixEdit programvare brukes med et stort spekter av dokumenthåndteringssystemer og applikasjoner. Mange alternative integrasjonsmuligheter gir fleksible oppsett for enkel og god integrasjon for levering av skannede dokumenter direkte til systemet.

PixEdit newweb illustrations (11)