Gir du bort dine forretningshemmeligheter til konkurrentene?
Om du leverer tilbud i offentlige anbudskonkurranser, så trenger du som oftest å lage sladdede versjoner av tilbudet ditt. Utfordringen er at både det å sladde for mye og det å sladde for lite kan få store konsekvenser.
I dette innlegget belyser vi hvilke regelverk som gjelder for informasjon som skal skjermes, og hvilke verktøy og metoder vi anbefaler for å utføre selve oppgaven med sladding av dokumenter.
Hva må sladdes og hva kan sladdes?
Offentlighetsloven omtaler generelt retten til innsyn i alle dokumenter i offentlig forvaltning, samt hvilke unntak som gjelder fra innsynsretten (Kapittel 3). Det overordnede rundt unntakene er at taushetsbelagt informasjon om personlige forhold eller forretningshemmeligheter skal skjermes. For å sladde nøyaktig, er det derfor viktig å kjenne til offentlighetsloven og hvilken informasjon du er pålagt å fjerne og hvilken informasjon du er pålagt å beholde.
Alt lovverk rundt det å beskytte egen virksomhet og forretningshemmeligheter som gir konkurransefortrinn, er nå samlet i Forretningshemmelighetsloven (ny lov i 2021). Denne definerer hva som er forretningskritiske opplysninger og kan vernes ved innsyn. I første runde tenker du kanskje at det er dine priser som skal være hemmelige, men for mange er selve oppsettet og innholdet i tilbudet like viktig å skjerme fra konkurrentenes innsyn. Et anbud vinnes som oftest ut fra flere graderte kriterier med hensyn til kvalitet og økonomi.
Hvordan sladder du i dag - benytter du en av disse metodene?
- Skrive ut dokument/tusje over tekst med sort tusj eller tipp-ex/skanne inn dokumentet på nytt
- Skrive ut dokumentet/klippe eller skjære ut tekst/skanne inn dokumentet på nytt
- Slette tekst i Word dokumentet/tegne inn sort firkant
Felles for alle disse metodene er at de krever enormt mye tid, ekstra papir og blekk. Visste du at det i tillegg kun er alternativ 2 som faktisk er helt sikkert med hensyn til at informasjonen ikke skal kunne gjenskapes og komme på avveie? Ved alternativ 1 kan teksten hentes frem med avanserte bildefiltre, og med alternativ 3 kan dokumentet inneholde skjult tekst og metadata med informasjon, og det kan være mulig å "låse opp" sladdingen.
Slik velger du det trygge alternativet:
Digital sladding
Vi tilbyr to produkter med funksjonalitet for sikker digital sladding: PixEdit Desktop og PixView. Sladdefunksjonaliteten er den samme i begge applikasjonene. Er det kun sladding du er ute etter så anbefaler vi PixView som er et rimelig alternativ med gode volumpriser. I tillegg til sladding får du et komplett visningsprogram hvor du kan sette sammen ulike sider til nye dokumenter.
-
Raskt å utføre
Med et digitalt sladdeverktøy kan du raskt sladde tekst i en PDF, ganske enkelt ved å dobbeltklikke på ordet eller tegne inn en svart sladd. Når du i tillegg kan søke på ord eller fraser og sladde alle forekomster med ett klikk, forstår du raskt at her er det mye tid å spare.
-
Effektivt tekstsøk ved hjelp av AI
Siste nytt i sladde-verden er bruk av kunstig intelligens (AI) i søk av tekst. Her trenger du ikke en gang å vite hvilket navn du skal søke etter - du søker enkelt og greit etter kategorien "alle navn". Det intelligente søket vil så gi deg en liste med alle forekomster av navn i dokumentet, og du kan velge ut noen eller sladde alle på en gang!
-
Sikkerhet
Når du i tillegg vet at sladdefunksjonene i PixEdit/PixView automatisk fjerner all skjult informasjon, metadata, dokumentinformasjon osv for deg, vet du at dokumentet du skal levere fra deg ikke vil avsløre informasjonen du ønsker å skjerme.