Skal du velge 1B, 1A, 2B eller kanskje 2U?
Det er godt kjent at PDF/A er ISO-standarden som skal benyttes for elektroniske dokumenter som skal langtidslagres og sikres fremtidig lesbarhet. Alle andre filformat – inkludert andre PDF-varianter - må derfor konverteres til PDF/A før arkivering. Er du imidlertid klar over at det finnes ulike versjoner av PDF/A – og at det har stor betydning for arkivmaterialet hvilken variant du velger?
For å bevare nødvendig informasjonen fra det originale dokument, er det essensielt å ha et bevisst forhold til versjon, rekkefølge og oppsett for konverteringen. Vi skal her se på hva du kan gjøre for å bevare kvalitet og innhold i dokumentene som arkiveres.
Vanlige utfordringer ved konvertering til PDF/A
Digital signatur som forsvinner
En viktig hensikt med digital signatur er at denne ikke skal kunne fjernes eller endres. Derfor vil den digitale signaturen fjernes om man forsøker å konvertere originaldokumentet.
⇒ Løsningen er å først konvertere til PDF/A, så signere digitalt.
Kvaliteten blir dårlig og/eller filen blir stor
Dersom originaldokumentet har innhold som ikke støttes av PDF/A-versjonen det konverteres til, vil innholdet bli gjort om til et (rasterisert) bilde som tar større plass.
Innhold som ofte gir utfordring:
- Gjennomsiktighet (transparency) i bilder. Dersom PDF/A-versjonen ikke støtter dette, vil innholdet bli gjort om til et (rasterisert) bilde som tar større plass.
- Fonter i originaldokumentet: Det finnes tusenvis av ulike typer fonter. Dersom det er benyttet en font som ikke er innebygd (embedded) i filen, er det ikke mulig å beholde den digitale teksten når dokumentet konverteres. Teksten gjøres dermed om til et (rasterisert) bilde som tar større plass og får dårligere kvalitet.
⇒ Løsningen er å bruke standard fonter og PDF/A-versjon som støtter nødvendig innhold (se oversikt nedenfor)
Skjermlesing fungerer ikke
Ved behov for logisk struktur i PDF/A-dokumentet, for eksempel når en skjermleser skal benyttes til tolkning av innhold, må det velges en PDF/A-versjon som støtter dette.
⇒ Løsningen er å velge PDF/A versjon som støtter logisk oppbygging av innhold (se oversikt nedenfor).
Hva støttes i ulike versjoner av PDF/A?
Som nevnt har det stor betydning å velge rett versjon av PDF/A for å bevare innholdet riktig.
De ulike versjonene har ulik grad av oppbygging med hensyn til hvilken informasjon de ivaretar når det kommer til utseende, logisk oppbygging og karakterkoder.
| Nivå | Støtte for | Kommentar |
| PDF/A-1B | Utseende | Sikrer kun at fremtidig fil ser ut som original gjør i dag |
| PDF/A-1A |
Utseende og logisk oppbygging |
Logisk struktur fra originaldokumentet ivaretas |
| PDF/A-2B | Utseende inkludert gjennomsiktighet | Gjennomsiktighet i bilder bevares |
| PDF/A-2U | Utseende inkludert gjennomsiktighet og Karakterkode/unicode | Hver karakterkode har en bestemt betydning |
Eventuelle compact-varianter bør bare benyttes ved spesielle filer og spesielle behov med hensyn til filstørrelse.
Oppsummering:
Slik løser du utfordringene rundt PDF/A konvertering
- Først konvertere til PDF/A, så signere digitalt
- Benytte høyeste mulig PDF/A versjon som avlevering tillater og som støtter nødvendig innhold og logisk oppbygging
- Bruk standard fonter
⇒ Bruk rådene ovenfor når dere utformer Maler (Templates) som skal benyttes i virksomheten!
