Om du leverer tilbud i offentlige anbudskonkurranser, så trenger du som oftest å lage sladdede versjoner av tilbudet ditt. Utfordringen er at både det å sladde for mye og det å sladde for lite kan få store konsekvenser.
I dette innlegget belyser vi hvilke regelverk som gjelder for informasjon som skal skjermes, og hvilke verktøy og metoder vi anbefaler for å utføre selve oppgaven med sladding av dokumenter.
Offentlighetsloven omtaler generelt retten til innsyn i alle dokumenter i offentlig forvaltning, samt hvilke unntak som gjelder fra innsynsretten (Kapittel 3). Det overordnede rundt unntakene er at taushetsbelagt informasjon om personlige forhold eller forretningshemmeligheter skal skjermes. For å sladde nøyaktig, er det derfor viktig å kjenne til offentlighetsloven og hvilken informasjon du er pålagt å fjerne og hvilken informasjon du er pålagt å beholde.
Alt lovverk rundt det å beskytte egen virksomhet og forretningshemmeligheter som gir konkurransefortrinn, er nå samlet i Forretningshemmelighetsloven (ny lov i 2021). Denne definerer hva som er forretningskritiske opplysninger og kan vernes ved innsyn. I første runde tenker du kanskje at det er dine priser som skal være hemmelige, men for mange er selve oppsettet og innholdet i tilbudet like viktig å skjerme fra konkurrentenes innsyn. Et anbud vinnes som oftest ut fra flere graderte kriterier med hensyn til kvalitet og økonomi.
Felles for alle disse metodene er at de krever enormt mye tid, ekstra papir og blekk. Visste du at det i tillegg kun er alternativ 2 som faktisk er helt sikkert med hensyn til at informasjonen ikke skal kunne gjenskapes og komme på avveie? Ved alternativ 1 kan teksten hentes frem med avanserte bildefiltre, og med alternativ 3 kan dokumentet inneholde skjult tekst og metadata med informasjon, og det kan være mulig å "låse opp" sladdingen.
Vi tilbyr to produkter med funksjonalitet for sikker digital sladding: PixEdit Desktop og PixView. Sladdefunksjonaliteten er den samme i begge applikasjonene. Er det kun sladding du er ute etter så anbefaler vi PixView som er et rimelig alternativ med gode volumpriser. I tillegg til sladding får du et komplett visningsprogram hvor du kan sette sammen ulike sider til nye dokumenter.
Med et digitalt sladdeverktøy kan du raskt sladde tekst i en PDF, ganske enkelt ved å dobbeltklikke på ordet eller tegne inn en svart sladd. Når du i tillegg kan søke på ord eller fraser og sladde alle forekomster med ett klikk, forstår du raskt at her er det mye tid å spare.
Siste nytt i sladde-verden er bruk av kunstig intelligens (AI) i søk av tekst. Her trenger du ikke en gang å vite hvilket navn du skal søke etter - du søker enkelt og greit etter kategorien "alle navn". Det intelligente søket vil så gi deg en liste med alle forekomster av navn i dokumentet, og du kan velge ut noen eller sladde alle på en gang!
Når du i tillegg vet at sladdefunksjonene i PixEdit/PixView automatisk fjerner all skjult informasjon, metadata, dokumentinformasjon osv for deg, vet du at dokumentet du skal levere fra deg ikke vil avsløre informasjonen du ønsker å skjerme.